Motivos de viagem: como justificar cada km da frota

Em qualquer empresa com frota em Portugal, o fecho do mês tem um padrão conhecido. O gasóleo pesa, as portagens somam-se e o relatório de rotas mostra centenas de quilómetros percorridos. O que quase nenhuma folha de cálculo mostra é a pergunta que realmente interessa ao gestor: para quê? Uma viagem a um cliente, uma deslocação a uma oficina, um trajeto de casa para o local de trabalho e uma volta sem justificação têm custos idênticos no papel e consequências muito diferentes na operação.

É aqui que o motivo de viagem deixa de ser um detalhe administrativo. Neste artigo, vemos que informação já existe em cada viagem, como desenhar uma lista de motivos que funcione, como passar do motivo ao custo real e como fazê-lo sem comprometer a privacidade de quem conduz.

Um sistema de localização diz onde a viatura esteve, quando e durante quanto tempo. É informação indispensável, mas descreve o movimento, não a intenção. Dois trajetos com a mesma distância e a mesma duração podem corresponder a uma entrega faturável e a uma deslocação pessoal, e só o motivo distingue um do outro.

Sem essa distinção, o gestor fica com duas má opções: aceitar o custo total como inevitável ou pedir justificações caso a caso, por email ou por telefone, a posteriori e de memória. A primeira esconde desperdício; a segunda desgasta a relação com a equipa e consome tempo de quem gere.

Antes de atribuir motivos, convém perceber os dados que acompanham cada viagem no FrotaSoft. Além do condutor, da viatura, das horas e dos locais de início e fim (em morada ou coordenadas), cada viagem é decomposta em tempos e distâncias que contam histórias diferentes:

Uma viagem curta com muito ralenti sugere trânsito, cargas ou descargas demoradas ou motor ligado sem necessidade. Uma paragem longa antes da viagem seguinte pode ser tempo de serviço no cliente ou tempo perdido. O motivo dá o contexto que permite interpretar estes números em vez de os ler às cegas. É exatamente para preencher esta lacuna que o condutor tem de fazer parte da equação. Através de uma ferramenta móvel, como a app FrotaSoft Driver, é possível que quem está ao volante classifique o trajeto com dois toques no ecrã, enviando a justificação diretamente para o sistema central no momento da paragem ou antes de arrancar. Mas para que esta rotina funcione, a configuração inicial é crítica.

Saber o motivo da viagem é apenas metade do trabalho; a outra metade é traduzir isso em euros. Em vez de cruzar relatórios de portagens e combustível com os horários de trabalho no final do mês, a integração destes dados permite que o sistema faça o trabalho pesado. Se um trajeto é classificado como ‘Visita Comercial’ através da app, os custos associados a essa quilometragem podem ser automaticamente imputados a esse centro de custos. O gestor deixa de ser um auditor de despesas e passa a ter uma visão clara da rentabilidade da operação em tempo real.

A atribuição pode ser feita do lado do gestor, selecionando uma ou várias viagens e escolhendo “Adicionar Motivo”, ou abrindo diretamente a viagem. Para o gestor, a atribuição em lote é o que torna o processo sustentável: numa só ação, classificam-se todas as deslocações de uma obra ou de um dia de entregas.

O ecrã de atribuição inclui filtros que poupam tempo. É possível filtrar por condutor, ver as viagens atribuídas ou não atribuídas a um condutor, definir um tempo mínimo de paragem e uma distância mínima de viagem, e escolher o intervalo de datas. Os dois últimos filtros são úteis para pôr de lado manobras e deslocações de poucos metros, que raramente justificam classificação. Também é possível incluir os dados temporários (online) quando se pretende ver viagens ainda em curso.

O passo seguinte é criar um hábito, mais do que uma tarefa. Uma revisão semanal curta, centrada nas viagens ainda sem motivo, evita que o trabalho se acumule e mantém os dados fiáveis quando chega a altura de os usar. Quanto mais cedo se atribui, mais fácil é lembrar o que aconteceu.

O valor do motivo cresce quando se cruza com o custo. No FrotaSoft, a opção “Custo” calcula o custo de cada viagem a partir do preço do combustível que o gestor indica, e a tabela resultante junta três componentes:

Há duas notas práticas que evitam leituras erradas.

A primeira é que o total soma as três componentes. Se o custo por quilómetro definido para a viatura já incluir o combustível, este fica contado duas vezes. Antes de confiar nos totais, vale a pena decidir, e documentar, se esse valor representa apenas custos de funcionamento da viatura e do condutor ou se inclui combustível.

A segunda é que o FrotaSoft assinala a vermelho as viagens de viaturas sem consumo e/ou custo por quilómetro definido, porque nesses casos não consegue calcular os valores. Longe de ser um defeito, é um teste útil: mostra onde faltam dados de base antes de os totais serem usados em decisões.

O relatório “Viagens com Motivos Atribuídos” permite filtrar por viatura ou grupo, por condutor ou grupo, por datas, por tempo mínimo de paragem, por observações e por local final. Com os motivos preenchidos, o mesmo relatório admite duas leituras complementares.

A leitura dos custos diretos responde a perguntas de contabilidade analítica: quanto custaram, em combustível, quilómetros e portagens, as entregas deste mês? Qual o custo médio de cada tipo de deslocação? Estas respostas ajudam a imputar custos a clientes, projetos ou departamentos e a rever preços de serviço com números em vez de estimativas.

A leitura dos custos de oportunidade é menos visível, mas igualmente importante: quanto tempo de viatura e de condutor se gasta em ralenti e em paragens longas em cada tipo de viagem? Um motivo que concentra muito ralenti pode indicar um problema de planeamento de rotas, de ordem de visitas ou de tempos de espera no cliente. O custo desse tempo não aparece como fatura, mas aparece na capacidade que a frota deixa de ter para fazer mais serviço.

Os dois olhares podem apontar em sentidos diferentes. Uma viagem barata em combustível pode ser cara em tempo; uma viagem longa e dispendiosa pode ser a mais rentável do mês. Só quem tem motivo e custo na mesma tabela consegue ver as duas coisas.

Nenhuma conversa sobre motivos de viagem está completa sem a questão da vida privada dos condutores. Muitas viaturas são usadas também em deslocações de/para casa, e é razoável que a empresa saiba distingui-las das restantes sem acompanhar o que o condutor faz fora do horário de trabalho.

O motivo pré-definido “deslocação de/para casa” permite classificar esses trajetos. Para situações em que a empresa quer ir mais longe, o FrotaSoft tem a funcionalidade de Modos Privados: quando está ativa, deixam de ser registados os trajetos e as localizações específicas da viatura, mas continuam a ser contabilizados os quilómetros totais e, nas viaturas com CAN bus, o consumo de combustível. A empresa mantém a informação de que precisa para gerir custos sem saber onde o condutor esteve.

A ativação pode ser feita de três formas: por um botão físico na viatura, por um horário definido para cada condutor (suspendendo o registo fora do horário de trabalho) ou através da app FrotaSoft Driver. O condutor pode ainda rever viagens já realizadas e marcar como privadas as que não foram assinaladas na altura, ou corrigir um botão que ficou ativo por lapso. Depois dessa marcação, o trajeto desse período deixa de ficar visível para terceiros. No relatório de viagens com motivos, é possível excluir as viagens privadas dos resultados.

Uma nota de cautela: estas ferramentas apoiam uma política de proteção de dados, não a substituem. O que registar, com que fundamento e durante quanto tempo é uma decisão da empresa, que deve ser validada com o responsável pela proteção de dados ou com o apoio jurídico. O mesmo vale para o tratamento fiscal de cada tipo de deslocação, que convém confirmar com o contabilista.

A transformação é simples de descrever e exigente de manter: passar de uma frota que acumula quilómetros para uma frota que explica cada um deles. Com motivos bem desenhados, atribuição em lote, custos calculados viagem a viagem e privacidade garantida para quem conduz, o gestor deixa de pedir justificações a posteriori e passa a decidir com base em dados que já estão organizados.

O FrotaSoft reúne estas peças numa só plataforma: atribuição de motivos, cálculo de custos, relatórios e Modos Privados. Desenvolvemos o hardware, o firmware e o software, alojamos tudo em datacenter próprio e temos suporte, em português, por pessoas. Se quiser ver como ficaria esta rotina na sua frota, fale com a nossa equipa através do +351 252 240 770 ou geral@frotasoft.com, ou visite www.frotasoft.com.